La Loire-Atlantique, comté français coincé entre Bretagne et Pays de Loire, se classe au 12ème rang en termes de population. Le Conseil départemental gère un budget de 1,305 milliard d’euros. Alfresco a été sélectionné pour renforcer la collaboration entre les départements du conseil de Loire-Atlantique. Le principal défi consistait à intégrer les nouvelles pratiques aux habitudes des employés. La solution devait être identifiée par tous comme répondant à leurs besoins et apportant de réels avantages en termes de collaboration et de partage d’informations.
Le projet Alfresco a coïncidé avec la mise en œuvre d’une vaste réforme organisationnelle visant à décentraliser plusieurs départements, du siège à Nantes à six territoires. Ce projet plus vaste représentait une réelle opportunité de démontrer l’utilité d’Alfresco.
La solution proposée
Le cabinet de conseil en transformation digitale Lecko a aidé le conseil de Loire-Atlantique à définir la stratégie de gestion du changement, notamment en termes de formation.
Voici la présentation de ce département :
Le lancement du projet était délibérément discret: un «jeu sérieux» a été posté sur l’intranet pendant deux semaines, encourageant les employés à évaluer leurs connaissances en matière de collaboration. Différents types de formation étaient proposés, en fonction des réponses individuelles: débutant, intermédiaire ou avancé.
Des résultats surprenants
Les espaces de «partage des meilleures pratiques» ont rapidement rencontré un succès considérable en raison de la valeur ajoutée qu’ils apportent. Ils permettent aux utilisateurs de travailler différemment, de partager des informations indépendamment de la structure hiérarchique et de fédérer les activités de plusieurs départements.
Après un an, les informations sur l’utilisation d’Alfresco ont montré qu’il serait impossible de revenir en arrière. Son utilisation répandue et sa polyvalence ont fait d’Alfresco l’une des dix applications critiques justifiant des mesures opérationnelles telles que la haute disponibilité. Par exemple, des cuisiniers de différentes écoles secondaires partagent spontanément des conseils sur la manière de traiter les allergies alimentaires. Ils ne communiquaient pas beaucoup auparavant, car ils considéraient le courrier électronique comme moins pertinent pour leurs besoins.